FAQ
Anmeldung und Gebühren
Wie funktioniert Registrierung und Login?
Um sich bei Brief365 zu registrieren, klicken Sie auf den Registrieren-Button auf der Startseite. Anschließend füllen Sie das Registrierungsformular aus.
Sobald Sie das Formular ausgefüllt haben, erhalten Sie nach einigen Minuten eine Bestätigungsemail, die Sie als Testuser freischaltet. Zusätzlich zur Freischaltung erhalten Sie eine weitere Email mit einem Benutzerleitfaden und einem Musterbrief.
Sobald Sie Ihre Registrierung abgeschlossen haben, können Sie sich auf der Startseite mit dem Login-Button anmelden und mit der Nutzung unserer Services beginnen.
Kostet mich die Registrierung etwas?
Nein, für die Registrierung entstehen keine Kosten.
Gibt es Vertragslaufzeiten oder Grundgebühren?
Nein, Sie bezahlen nur die Briefe, die sie über uns bestellen.
Welche Zahlungsmöglichkeiten habe ich?
Aktuell wird eine monatliche Rechnung gestellt, die nach Erhalt zu begleichen ist. Natürlich möchten wir Ihnen eine möglichst große Flexibilität bieten, daher folgen weitere Zahlungsmöglichkeiten in Kürze.
Warum ist Brief365 so günstig?
Mit Brief365 sparen Sie einen großen Teil Ihrer Material- und Personalkosten. Den günstigen Versand können wir durch das gebündelte Briefvolumen unserer Kunden und die daraus resultierenden Einkaufs- und Portorabatte realisieren. Die Vorteile geben wir an unsere Kunden weiter und können Ihnen dadurch sehr günstige Preise anbieten.
Brieferstellung
Wo erstelle ich einen Brief?
Erstellen Sie Ihre Briefe wie gewohnt in Microsoft Word und speichern Sie diese als PDF. Danach Loggen Sie sich auf unserer Website ein. Klicken Sie danach auf "Neuer Auftrag". Nun können Sie Ihre Briefe einfach aus einem Ordner hochladen oder per Drag & Drop in das entsprechende Feld ziehen und bestellen.
Welches Format sollte mein Brief haben?
In unserem Webportal müssen die Briefe als PDF/A und im DIN-A4-Format hochgeladen werden.
Warum sind meine PDF-Dateien fehlerhaft?
Die Meldung "fehlerhaft" wird nach dem Hochladen angezeigt, wenn das Dokument kein PDF/A-Format hat.
In Microsoft Word können Sie in wenigen Schritten ein PDF/A-Dokument erzeugen:
Datei ⇒ Speichern unter ⇒ Dateityp "PDF" ⇒ Optionen ⇒ das Häckchen bei "ISO 19005-1-kompatibel" setzen ⇒ bestätigen ⇒ Datei speichern.
Warum wird der Absender/Empfänger nicht erkannt?
Eine Möglichkeit ist, dass der Absender oder der Empfänger sich nicht an der richtigen Stelle befindet. Nutzen Sie dazu einfach unser Adress-Suchfenster-Tool und schieben Sie das Suchfenster über die Absender-und Empfängeradresse.
Eine weitere Möglichkeit ist, dass Ihre PDF-Datei nicht lesbar ist. Das heißt, dass die Qualität der Datei nicht stimmt. Das passiert, wenn die Schriften in der Datei nicht vorhanden (nicht "eingebettet") sind und die PDF quasi ein "Bild" ist und nicht ein "Textdokument". Ob das der Fall ist, können Sie ganz einfach testen: probieren Sie die Adresse komplett oder ein Wort davon mit der Maus auszuwählen. Wenn eine Markierung nicht möglich ist, dann kann die Adresse auch maschinell nicht gelesen werden. Das ist der Fall z.B. bei eingescannten Dokumenten oder bei Dokumenten aus nicht gängigen Software-Programmen.
Wie platziere ich Empfänger- und Absenderadressen in Microsoft Word richtig?
Die Positionierung der Adressfelder kann man folgendermaßen in Microsoft Word gestalten:
- Erstellen Sie für Empfänger und Absender zwei separate Textfelder (Einfügen ⇒ Textfeld ⇒ einfaches Textfeld)
- Formatieren Sie die Form (Layout und Eigenschaften ⇒ Textfeld): Formkontur auf transparent stellen und alle inneren Seitenränder auf 0
- Wählen Sie eine passende Schriftgröße für Absender (z.B. 7) und für Empfänger (z.B. 11).
Nun sind die Felder sowie die Adressen vorbereitet und können wie folgt positioniert werden:
- Textfeld Absender: Weitere Layoutoptionen ⇒ Horizontal absolute Position 2,51 cm rechts, linker Rand oder links von der Seite (evtl. Spalte/Seitenrand, abhängig von der Vorlage); Vertikal absolute Position 4,5 cm unterhalb Seite.
- Textfeld Empfänger: Weitere Layoutoptionen ⇒ Horizontal absolute Position 2,51 cm rechts, linker Rand oder links von der Seite (evtl. Spalte/Seitenrand, abhängig von der Vorlage); Vertikal absolute Position 6,9 cm oberer Rand.
Es ist auch wichtig, die maximale Größe der Textfelder nicht zu überschreiten:
Absender: Höhe absolut ca. 0,55 cm, Breite absolut ca. 8 cm;
Empfänger: Höhe absolut ca. 2,5 cm, Breite absolut ca. 8 cm
Sind meine Kundendaten und Briefe geschützt?
Selbstverständlich werden sämtliche personenbezogenen Daten ausschließlich über SSL-verschlüsselte Verbindungen übertragen. Wir gewährleisten Ihnen eine datenschutzkonforme Verarbeitung gemäß der DSGVO. In großen Ausnahmefällen könnten unsere Mitarbeiter mit Ihren Adressdaten in Berührung kommen. Sie wurden umfassend nach dem Bundesdatenschutzgesetz geschult und arbeiten gemäß den strengen Vorgaben.
Versandfragen
Wie verschicke ich Briefe ins Ausland?
Brief365 richtet sich nach den offiziellen Vorgaben der Deutschen Post. Zur Zeit gilt folgender Muster:
Zeile 1: Vorname und Name
Zeile 2: Straße und Hausnummer
Zeile 3: PLZ und Ort
Zeile 4 Land (in GROSSBUCHSTABEN ausgeschrieben, KEINE Länderkürzel, NUR auf Deutsch, Französisch oder Englisch).
Wann kommt mein Brief beim Empfänger an?
Wir versenden Ihre Briefe mit der Deutschen Post AG. Aufgrund der geographischen Lage des Druckcenters können wir in den meisten Fällen über eine Zustellung am kommenden Werktag reden, wenn der Brief bis 12:00 Uhr ins Portal hochgeladen wurde.
Was passiert mit unzustellbaren Briefen?
Um sicherzustellen, dass unzustellbare Sendungen von der Deutschen Post AG an Sie zurückgesendet werden können, ist es notwendig, Ihre Rücksendeadresse oberhalb der Empfängeradresse innerhalb des Sichtfensters der Sendung anzugeben. Falls Sie dies nicht tun, wird die betreffende Sendung entweder direkt von der Deutschen Post AG oder von uns unter Berücksichtigung der Datenschutzgesetze vernichtet.
Merkt der Empfänger, dass der Brief mit Brief365 verschickt wurde?
Als Absender unserer Briefe verwenden wir neutrale Briefumschläge und verzichten auf Branding oder Wasserzeichen, damit es für den Empfänger nicht ersichtlich ist, dass der Brief über uns verschickt wurde. Wir freuen uns jedoch sehr über Ihre persönliche Empfehlung.
Auftragsfragen
Kann ich einen Auftrag bearbeiten oder stornieren?
Falls Sie Ihre Briefe an uns übermittelt (hochgeladen) haben, jedoch noch nicht an unseren Druckserver gesendet haben (nicht bestellt haben), können Sie Änderungen an diesen Briefen über Ihren Account vornehmen. Dort haben Sie die Möglichkeit, einzelne Briefe zu markieren, Optionen anzupassen oder sie komplett zu löschen.
Falls Ihre Briefe bereits an den Druckserver gesendet wurden, ist eine Löschung des Auftrags nicht mehr möglich, da dieser bereits verarbeitet und abgerechnet wurde.
Kann ich eine Bestätigung nach Erstellung eines Auftrags bekommen?
Ja, Sie können eine Bestätigung erhalten. Loggen Sie sich ein, klicken Sie oben rechts auf den Pfeil neben dem Profil-Symbol. Nun klicken Sie auf "Meine Daten". Setzen sie einen Haken bei "Emailbestätigung nach Auftragsbestellung erhalten".
Mit dem Aufruf des Videos willigen Sie darin ein, dass Ihre Daten an YouTube übermittelt werden. Einzelheiten finden Sie in der Datenschutzerklärung.
Sie möchten auch Ihren Postversand digitalisieren, haben aber noch offene Fragen oder benötigen Hilfe?
Lassen Sie sich individuell beraten, wie sich der digitale Briefversand mit Brief365 optimal in Ihre Geschäftsprozesse einbinden lässt.
